Bron: Scabonnement

In plaats van werknemers alle zakelijke kosten te laten declareren, kan de werkgever ook kiezen voor het verstrekken van een onbelaste vaste kostenvergoeding per betalingsperiode. Hier zijn echter wel strikte voorwaarden aan verbonden. De Belastingdienst besteedt bij boekenonderzoeken traditie-getrouw veel aandacht aan de kostenvergoeding.

Een kostenvergoeding moet schriftelijk zijn gespecificeerd. Dit wil zeggen dat vooraf wordt nagegaan hoe hoog de kosten zijn die door de werknemers worden gemaakt. Via een steekproefsgewijs onderzoek waarbij minimaal 15% van de werknemers gedurende drie maanden alle gemaakte kosten bijhouden, kan de hoogte van de vergoeding worden bepaald. De vaste kostenvergoeding ziet alleen op zakelijke kosten die regelmatig terugkeren.

Zonder (voldoende) specificatie van de kosten kan de Belastingdienst de verstrekte (vaste) kostenvergoedingen aanmerken als nettoloon en naheffingsaanslagen opleggen.