Per 1 januari 2020 moet u als werkgever en als werknemer goed nadenken over de fiscale mogelijkheden. Hieronder heeft u een overzicht van de mogelijkheden.

Drie mogelijkheden

Vanuit fiscaal oogpunt zijn er drie mogelijkheden. De werkgever kan de fiets verstrekken; vergoeden of ter beschikking stellen.

Verschil tussen verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van een fiets

Verstrekken van een fiets

Bij het verstrekken van een fiets aan de werknemer draagt u als werkgever de juridische eigendom over aan werknemer. U dient de kosten van de fiets (inclusief BTW) ten laste te brengen van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. Wel mag u de cafetaria regeling toepassen. Hierbij ruilt werknemer bruto loon uit tegen het verstrekken van een fiets. Hiervoor moet u wel een addendum op de arbeidsovereenkomst maken (deze kunnen wij voor u verzorgen). Daarnaast mag u werknemer de zakelijke kilometers voor woon-werkverkeer onbelast vergoeden volgens de fiscale regels.

Vergoeden van een fiets

Bij het vergoeden van een fiets geldt hetzelfde als bij het verstrekken van de fiets. Het enige verschil is dat de werknemer zelf de fiets koopt en vervolgens bij werkgever de kosten declareert. Werknemer blijft juridisch eigenaar van de fiets. De werkgever dient de kosten (inclusief BTW) ten laste te brengen van de vrijeruimte van de werkkostenregeling. Ook hier is het mogelijk om de cafetariaregeling toe te passen. U mag ook hier de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer vergoeden.

Ter beschikking stellen van de fiets

Bij het ter beschikking stellen van de fiets blijft werkgever eigenaar van de fiets. Werkgever geeft de fiets in bruikleen aan de werknemer. De kosten voor de fiets zijn bedrijfskosten die niet ten laste komen van de vrijeruimte van de werkkostenregeling. De werkgever mag geen onbelaste zakelijke reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer meer vergoeden voor de dagen dat werknemer met de fiets naar het werk komt. Wel mag werkgever nog een vergoeding geven voor de dagen dat werknemer met een ander vervoermiddel komt. Bij werknemer dient er een fiscale bijtelling plaats te vinden van 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets. Ook als de fiets niet privé wordt gebruikt. Werkgever mag de fiscale bijtelling wel aanwijzen als eindheffingsloon en het bedrag meenemen in de vrije ruimte van de WKR. De werkgever kan de fiets kopen of leasen.

Scab-Fiets van de zaak 2020-03

Wat is nu de beste optie?

Dit is per werknemer en werkgever verschillend en ook hangt dit af van de consumentenadviesprijs van de fiets. Hieronder een aantal voorbeelden.

Voorbeeld 1

Werkgever stelt werknemer een fiets van € 1.000,00 ter beschikking. Werknemer woont 10 kilometer van de werkplek af.
Bij het loon van de werknemer wordt elk jaar € 70,00 (7% van € 1.000,00) bijgeteld. Dit is € 5,83 per maand ( € 5,38 per vier weken). Hierover betaald de werknemer Loonheffing. Dit is netto € 2,18 per maand bij een loon op jaarbasis tot € 68.507. (€ 2,01 per vier weken).
De kosten voor de werkgever zijn bij ter beschikking stellen de kosten van de aanschaf, onderhoud en verzekering. Daarnaast zit werkgever na afloop met een fiets. Daar tegenover staat dat de werkgever geen reiskostenvergoeding woon-werkverkeer hoeft te betalen voor de dagen dat werknemer met de fiets komt. Komt werknemer op de regenachtige dagen met de auto dan mag werkgever voor deze dagen wel de vrijgestelde vergoeding van € 0,19 per kilometer vergoeden. Echter levert dit wel een administratieve lastendruk op voor zowel werkgever als werknemer (bijhouden op welke dagen werknemer met de auto of de fiets komt).

Voorbeeld 2

Indien dezelfde werknemer de fiets zelf koopt, mag werkgever de werknemer een vrijgestelde reiskostenvergoeding geven van € 813,20 per jaar (€ 67,76 per maand; € 62,55 per vier weken). Na 15 maanden heeft werknemer de fiets terugbetaald gekregen vanuit de reiskostenvergoeding. Daarnaast bespaart de werknemer ook nog eens de € 2,00 aan netto bijtelling per maand.

Zijn er nog meer opties voor de fiets van de zaak?

Ja, werknemer koopt zelf en werkgever verstrekt werknemer een renteloze lening voor de aanschaf van de fiets. Werknemer hoeft dan geen investering te doen. De terugbetaling zou gelijk kunnen lopen met de onbelaste vrijgestelde vergoeding van de reiskosten. Na 15 maanden is de lening terugbetaald en werknemer kan gewoon beschikken over zijn reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.

Voorbeeld 3

Indien in dezelfde situatie de werkgever de fiets verstrekt en het eigendom overdraagt aan werknemer. Dit is de duurste optie voor werkgever. Werkgever betaald namelijk de aanschaf van de fiets en indien er geen vrije ruimte meer is in de WKR dan moet werkgever nog eens 80% betalen aan eindheffing. Daarnaast mag werkgever de vrijgestelde reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer vergoeden. Werknemer is in deze situatie degene die er het meest op vooruit gaat.

Is er nog een variant mogelijk?

Ja, u kunt de cafetariaregeling toepassen. Dan ruilt u in overleg met werknemer bruto loon uit tegen de verstrekking van de fiets. U dient dit wel vast te leggen in een addendum van de arbeidsovereenkomst. Doordat u minder bruto loon uitbetaald voor de waarde van de fiets en u aan werknemer de fiets verstrekt, zijn de kosten voor werkgever lager (het bedrag aan uitgeruilde bruto loon).

***

Zoals uit de voorbeelden blijkt is het per situatie steeds de vraag wat het meest voordelig is. Een fiets van € 1.000,00 heeft uw werknemer relatief snel terugverdiend via de reiskostenvergoeding. Maar met een speed-bike * van € 5.000,00 is het een heel ander verhaal. Daarnaast is het ook belangrijk dat uw werknemers gezond blijven. De kosten voor ziekteverzuim wegen vaak niet op tegen de extra investering van de fiets en bijkomende kosten. De fiets kopen of leasen is ook erg afhankelijk van de bedrijfssituatie.

* De speed-bike (niet de e-bike) komt in aanmerking voor de milieuvriendelijke subsidies in de vorm van extra investeringsaftrek/ willekeurige afschrijving-investeringen. De subsidie mogelijkheden zijn alleen van toepassing als u de speed-bike koopt (eventueel in de vorm van financial lease). Bij operational lease huurt u in feite de fiets van de leasemaatschappij en is er geen subsidie mogelijk.

Hoe zit het met de btw?

Als de fiets wordt verstrekt door een ondernemer die belaste activiteiten verricht, kan de btw op de aanschafprijs van de fiets in aftrek worden gebracht. Woonwerkverkeer is voor de btw privé-gebruik. Hoofdregel is dat hiervoor bijtelling moeten plaatsvinden. Er is geen forfait van toepassing, bijtelling vindt plaats op basis van het werkelijk privé gebruik. Echter het aan het personeel verstrekken van een fiets voor het woon-werkverkeer leidt niet tot een aftrekcorrectie van de voorbelasting indien:

  • de aanschaffings- of voortbrengingskosten van de fiets niet meer bedragen dan € 749. Indien de ondernemer een gebruiksrecht van een derde op de fiets heeft verworven mag de totale kostprijs incl. btw niet meer bedragen dan € 749;
  • de btw die is begrepen in de leasetermijnen mag volledig in aftrek worden gebracht, totdat het totaal van de in aftrek gebrachte bedragen het maximum van € 130 (21/121 x € 749) heeft bereikt;
  • in het kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren aan het personeelslid geen fiets ter beschikking is gesteld; en
  • vanaf het verstrekken of het ter beschikking stellen tot het einde van het kalenderjaar en in elk van de twee daaropvolgende kalenderjaren niet voor 50% of meer van het aantal werkdagen wordt voorzien in een vergoeding of ander vervoer dan het vervoer per fiets voor het woon-werkverkeer. Als de aanschaffingskosten- of de voortbrengingskosten inclusief btw van de fiets meer bedragen dan € 749 keurt de staatssecretaris goed dat de eigen bijdrage van het personeelslid in mindering komt op de inkoopprijs. Zolang het saldo niet meer is dan €749 blijft een aftrekcorrectie achterwege; komt het er wel boven dan volgt alleen correctie over het meerdere. Daarnaast keurt de staatssecretaris goed dat geen aftrekcorrectie plaatsvindt indien de voor het woon-werkverkeer verstrekte fiets door het personeelslid ook anderszins privé wordt gebruikt.

Bij het ter beschikking stellen van een personeelsfiets is tevens btw verschuldigd over een eventuele eigen bijdrage van de werknemer.