Je onderneming auditproof maken vraagt om een grondige voorbereiding

Door: Dennis de Groot, sr. accountant controlepraktijk

Auditproof ben je als bedrijf niet zomaar. Of je nu wettelijk verplicht bent tot een accountantscontrole of er vrijwillig voor kiest: de accountant heeft onderbouwing van de cijfers nodig én inzicht in hoe die tot stand komen. Je moet daarvoor processen in kaart brengen, aanpassen, taken anders verdelen en ontbrekende vastleggingen opbouwen. Dat raakt niet alleen je administratie, maar raakt ook andere medewerkers in je organisatie zoals HR, projectverantwoordelijken, directie en IT.

Een accountantscontrole vraagt meer dan een samenstellingsopdracht

Bij een samenstellingsopdracht helpt de accountant je bij het opstellen van de jaarrekening, zonder daarover een oordeel te geven. Bij een accountantscontrole moet de accountant voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen om een oordeel te kunnen vormen. Een administratie die volstaat voor het samenstellen van de jaarrekening, is daardoor niet automatisch klaar voor een controle.
Een accountantscontrole omvat doorgaans een interimcontrole en een eindejaarscontrole. Bij de interimcontrole brengt de accountant onder meer de belangrijkste processen, risico’s en interne beheersing in beeld. Bij de eindejaarscontrole controleert de accountant de jaarrekening en de onderbouwing van de cijfers. Om tot een oordeel te komen worden er meer onderbouwingen gevraagd dan men bij een samenstellingsopdracht gewend is. Denk bij een bouwbedrijf aan een onderbouwing voor de waardering van onderhanden projecten, onderbouwing van de projectopbrengsten, de verwerking en autorisaties van meerwerk en de inschatting van nog te maken kosten.

Breng processen en interne controles in beeld

De eerste uitdaging is zichtbaar te maken hoe je organisatie werkt. Wie legt inkopen, uren en meerwerk vast? Hoe en door wie worden projectprognoses opgesteld en wie beoordeelt deze? Wie keurt facturen en betalingen goed? Je moet de stappen beschrijven, vaststellen waar mogelijke fouten kunnen ontstaan en bepalen welke interne controles je kunnen helpen voorkomen of tijdig ontdekken van deze mogelijk fouten.

Daarbij hoort bijvoorbeeld functiescheiding: het verdelen van invoeren, goedkeuren en betalen over verschillende medewerkers. In een kleine administratie is dat niet altijd eenvoudig. Dan moet je bekijken welke aanvullende controle passend en uitvoerbaar is. Ook de samenwerking tussen medewerkers vraagt aandacht. Een projectverantwoordelijke moet bijvoorbeeld kunnen uitleggen waarop een aangepaste resultaatverwachting is gebaseerd. De administratie moet die wijziging juist verwerken en de onderbouwing moet terug te vinden zijn. Staat die informatie alleen in losse e-mails of is deze kennis alleen in het hoofd van een medewerker aanwezig, dan moet je een werkwijze opbouwen waarmee deze informatie structureel onderbouwd en vastgelegd kan worden.

Laat systemen en werkafspraken op elkaar aansluiten

Goede software alleen maakt je organisatie nog niet klaar voor een controle. Het gaat ook om de inrichting en het gebruik ervan. Wie mag projectgegevens wijzigen? Wie controleert de invoer? En sluiten gegevens uit verschillende applicaties op elkaar aan? Toegangsrechten en controles op wijzigingen helpen om financiële informatie betrouwbaar te houden. Dat vraagt afstemming tussen de mensen die de systemen beheren en de medewerkers die ermee werken.

Begin op tijd en maak capaciteit vrij

Auditproof worden is geen eenmalige opruimactie vlak voor de controle. Nieuwe werkafspraken en interne controles moeten in de praktijk worden toegepast en aantoonbaar worden vastgelegd. Achteraf beschrijven hoe een controle had moeten werken, toont niet aan dat die daadwerkelijk is uitgevoerd.
Begin je pas zodra de accountantscontrole start, dan moet je mogelijk informatie reconstrueren: waarom is een projectresultaat aangepast, wie heeft een betaling goedgekeurd, waar staat de bevestiging van het meerwerk? Dat uitzoekwerk komt boven op het dagelijkse werk en sommige ontbrekende vastleggingen zijn bovendien niet achteraf te herstellen.

Verwacht je dat je onderneming controleplichtig wordt? Onderzoek dan tijdig wat nog ontbreekt. Bepaal welke aanpassingen prioriteit hebben, wie ze oppakt en hoeveel capaciteit daarvoor nodig is. Processen aanpassen, systemen anders inrichten en medewerkers met nieuwe afspraken laten werken kost tijd. Wat nodig is, verschilt per onderneming.

Zo helpt Auditproof van Scab je bij de voorbereiding

Met onze dienst Auditproof helpen we je om je organisatie stap voor stap voor te bereiden op een accountantscontrole. We stellen eerst vast welke opdracht nodig is. Met een nulmeting brengen we in kaart wat al goed is geregeld en waar risico’s of ontbrekende vastleggingen zitten. Zo wordt duidelijk welke aanpassingen nodig zijn. Vervolgens helpen we je om processen en interne controles aan te scherpen, de benodigde informatie te organiseren en je systemen en toegangsrechten onder de loep te nemen. Samen maken we afspraken over prioriteiten, planning en verantwoordelijkheden. Met een laatste check maken we zichtbaar welke punten nog openstaan. De aanpak stemmen we af op jouw organisatie.

Wil je jouw onderneming auditproof maken en weten waar je moet beginnen? Neem contact op met Dennis de Groot, senior accountant controlepraktijk, via dd*****@********es.nl of 013 – 583 6651. Samen bekijken we waar je staat en welke stappen nodig zijn.