Vakantie, ziekte en verlof: waar moet je als werkgever op letten?

Door: Britt Posthumus, HR-adviseur en Charlotte Mucha, sr. arbeidsjurist en HR-adviseur. Beiden zijn werkzaam bij Scab.

Vakantie, ziekte en verlof zorgen rond de vakantieperiode vaak voor vragen bij werkgevers. Hoe moet je werknemer vakantie aanvragen? Wat doe je als een werknemer ziek is tijdens vakantie? En hoe ga je om met een arbeidsongeschikte werknemer die vakantie wil opnemen? Voor werkgevers in de bouw en infra spelen daar soms extra aandachtspunten bij, zoals de bouwvak, roostervrije dagen en bepalingen uit de cao Bouw & Infra. In dit artikel zetten we de belangrijkste situaties voor je op een rij.

Vakantie aanvragen en vastleggen

In de meeste gevallen is je werknemer vrij om zijn vakantie in te plannen. Wel moet hij daarvoor tijdig vakantie aanvragen bij jou als werkgever.
De procedure voor het aanvragen van vakantie verschilt per bedrijf. Daarom is het verstandig om deze procedure schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld in een personeelshandboek. Zo is voor iedere werknemer duidelijk hoe, wanneer en bij wie hij verlof moet aanvragen.
Een verzoek om verlof op te nemen moet je in de meeste gevallen accepteren. Alleen als opname van vakantie leidt tot bedrijfseconomische problemen, kun je hiervan afwijken.
In de bouw is het daarnaast mogelijk om bepaalde weken in het jaar vast te stellen als vakantie voor al je werknemers. Vaak gaat het om een bouwvak van drie weken en soms ook om een sluiting rondom kerst. Je moet je werknemers hierover wel tijdig informeren.

Tip: stel ieder jaar de bouwvak collectief vast en geef daarbij aan welke verlofdagen hiervoor worden gereserveerd.

Arbeidsongeschikt en vakantie opnemen

Tijdens ziekte bouwt je werknemer altijd wettelijke vakantiedagen op. De opbouw tijdens arbeidsongeschiktheid van overige vakantie- en verlofdagen blijkt veelal uit een cao en anders uit de individuele arbeidsovereenkomst.

Als een werknemer volledig arbeidsongeschikt is en door de bedrijfsarts niet in staat wordt geacht om te re-integreren dan wordt algemeen aangenomen dat een werknemer niet kan genieten van een vakantie. Staat er een vakantie gepland dan zal een werknemer vooraf toestemming moeten geven om de vakantie- en verlofdagen af te schrijven van het tegoed.
Geeft de werknemer geen toestemming dan kun je de dagen dus niet afschrijven. Als een werknemer wel deels in eigen dan wel aangepast werk re-integreert dan wordt algemeen aangenomen dat hij kan genieten van een eventueel verlof en mag je daarvoor (voor de volledige aantal uren) verlof in mindering brengen op het saldo.

Uiteraard is het raadzaam om altijd met de bedrijfsarts overleg te plegen als een werknemer verlof aanvraagt. De bedrijfsarts zal de vraag moeten beantwoorden of de vakantie het herstel dan wel de re-integratie niet in de weg staat. Bespreek dit ook vooraf met je werknemer. Leg uit welke mogelijke uitkomsten het advies van de bedrijfsarts kan hebben. Als de bedrijfsarts het advies schriftelijk heeft vastgelegd, bespreek je dit met je werknemer. Zo weten jullie allebei hoe wordt omgegaan met de vastgestelde of aangevraagde vakantie.

Tip: vraag tijdig aan de bedrijfsarts of er medische bezwaren zijn tegen opname van collectief of individueel verlof door je arbeidsongeschikte werknemer. Bespreek de uitkomst met je werknemer en leg schriftelijk vast hoe je met de vakantie omgaat.

Je werknemer wordt ziek tijdens vakantie

Wordt je werknemer ziek tijdens vakantie? Dan is het belangrijk of hierover afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld in een verzuimprotocol. Staat in je verzuimprotocol dat er alleen sprake is van ziekte als je werknemer zich op de juiste manier en tijdig ziekmeldt én een verklaring van een arts overlegt? Dan gelden die afspraken. Als daaraan is voldaan, is er sprake van ziekte en mag je geen verlofdagen afschrijven.

Heb je deze afspraken niet gemaakt? Dan geldt de wet. Daarin staat dat wanneer je werknemer zich ziekmeldt tijdens vakantie, je geen verlofdagen mag afschrijven. Er gelden dan geen aanvullende voorwaarden, zoals het overleggen van een doktersverklaring. De dagen worden dan aangemerkt als ziektedagen.Daarom is het verstandig om een verzuimprotocol op te stellen. Zo weten werknemers welke regels gelden als zij ziek worden tijdens vakantie.

Tip: breng je werknemers vóór de vakantie nog eens het verzuimprotocol of de regels rondom ziek worden tijdens vakantie onder de aandacht. Daarmee voorkom je discussie achteraf.

Opbouw van verlof tijdens ziekte

Tijdens ziekte bouwt een werknemer altijd wettelijke vakantiedagen op. Op welke wijze de overige vakantie- en verlofdagen worden opgebouwd blijkt ofwel uit de arbeidsovereenkomst maar meestal uit de cao die op de arbeidsovereenkomst van toepassing is.
In de cao Bouw & Infra staat dat de opbouw van de bovenwettelijke dagen en de extra roostervrije dagen stopt na 6 maanden arbeidsongeschiktheid, tenzij een werknemer re-integreert in eigen of aangepast werk. In dat geval bouwt de werknemer over die uren die hij re-integreert wel deze verlofdagen op. Tijdens ziekte bouwt de werknemer, werkzaam in de Bouw & Infra wel roostervrije dagen op.

Wat kun je nu doen?

Wil je discussie over vakantie, ziekte en verlof voorkomen? Dan helpt het om je afspraken vooraf duidelijk vast te leggen.

Zorg in ieder geval voor:

• een duidelijke procedure voor het aanvragen van vakantie;
• een jaarlijkse vaststelling van de collectieve bouwvak;
• heldere afspraken over ziekte tijdens vakantie;
• een actueel verzuimprotocol;
• tijdige afstemming met de bedrijfsarts bij arbeidsongeschikte werknemers.

Scab helpt je graag

Scab kan een passend personeelshandboek of verzuimprotocol voor je opstellen. Wil je hier meer over weten? Of heb je vragen over vakantiedagen, ziekte of arbeidsongeschiktheid? Neem dan contact op met de afdeling Personeels- en Arbeidsjuridisch Advies via personeelsadvies@scabadvies.nl of bel 013 – 583 38 95.

Deze informatie is bedoeld als algemene uitleg. Laat belangrijke keuzes of toepassingen altijd controleren door een vakkundig specialist op basis van de actuele wet- en regelgeving, de cao en de specifieke situatie binnen je organisatie.