Bouwproject in België? Let op de 183-dagenregeling voor je personeel

Door: Redouan Ameziane, belastingadviseur bij Scab

Nederlandse bouwbedrijven voeren regelmatig projecten uit net over de grens in België. Denk aan een aannemer die met Nederlands personeel dagelijks naar een Belgische bouwlocatie rijdt en aan het einde van de werkdag weer terugkeert naar Nederland.
Dat lijkt op het eerste gezicht administratief overzichtelijk: het personeel woont in Nederland, is in dienst bij een Nederlandse werkgever en ontvangt loon vanuit Nederland. Toch mag België onder omstandigheden belasting heffen over het loon van deze werknemers. De zogenoemde 183-dagenregeling speelt daarbij een belangrijke rol.

Hoofdregel: belasting betalen in het werkland

Voor werknemers geldt als uitgangspunt dat het loon wordt belast in het land waar de werkzaamheden fysiek worden uitgevoerd. Werkt een werknemer op een bouwplaats in België, dan mag België in beginsel belasting heffen over het deel van het loon dat aan die Belgische werkzaamheden is toe te rekenen.
Op deze hoofdregel bestaat een uitzondering: de 183-dagenregeling. Als aan de voorwaarden van deze regeling wordt voldaan, blijft de belastingheffing over het loon in beginsel in Nederland.

Wanneer blijft het loon in Nederland belast?

De 183-dagenregeling houdt kort gezegd in dat België niet mag heffen als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:

1. de werknemer verblijft in België niet meer dan 183 dagen binnen een periode van twaalf maanden;
2. het loon wordt betaald door of namens een werkgever die niet in België is gevestigd;
3. het loon komt niet ten laste van een vaste inrichting van de werkgever in België.

De periode van twaalf maanden hoeft niet gelijk te lopen met een kalenderjaar. Er moet dus niet alleen worden gekeken naar het aantal Belgische werkdagen in één kalenderjaar, maar naar elke mogelijke periode van twaalf maanden.

Een project van minder dan één jaar kan toch risicovol zijn

Een veelgemaakte denkfout is dat de 183-dagenregeling pas spannend wordt bij projecten die langer dan een jaar duren. Dat is niet altijd zo. Bij een normale werkweek van vijf dagen per week wordt de grens van 183 dagen al bereikt na ongeveer 36 à 37 werkweken. Dat komt neer op circa 8,5 maand onafgebroken werken in België.
Een bouwproject dat korter duurt dan één jaar, maar wel langer dan acht maanden, kan dus al tot Belgische belastingheffing leiden. In de praktijk kan de grens echter eerder in beeld komen. Dat is bijvoorbeeld het geval als werknemers tijdens het project in België overnachten, in weekenden of op feestdagen in België verblijven, op zaterdagen werken of binnen dezelfde periode van twaalf maanden ook op andere Belgische projecten worden ingezet.

Hoe tel je de dagen?

Voor de telling is de fysieke aanwezigheid in België bepalend. Een gedeelte van een dag telt daarbij als een volledige dag. Werkt een werknemer dus maar een paar uur op de Belgische bouwplaats, dan telt die dag in beginsel volledig mee voor de 183-dagentelling.
Keren werknemers iedere dag terug naar Nederland, dan tellen avonden, weekenden en feestdagen in beginsel niet mee, zolang de werknemers op die momenten niet in België verblijven. Dat kan anders zijn als werknemers tijdens het project in België overnachten. Dan kunnen ook niet-gewerkte dagen in België meetellen.

Wat gebeurt er als de grens wordt overschreden?

Als de 183-dagengrens wordt overschreden, kan België belasting heffen over het loon dat ziet op de werkzaamheden in België. Dat kan betekenen dat de Nederlandse werkgever in België te maken krijgt met aanvullende verplichtingen, zoals registratie en inhouding van Belgische loonheffing.Voor de werknemer kan dit betekenen dat een deel van het loon in België wordt belast. Nederland zal vervolgens moeten voorkomen dat hetzelfde loon dubbel wordt belast, maar dat neemt de administratieve verplichtingen niet weg.

Denk ook aan andere Belgische verplichtingen

De 183-dagenregeling gaat uitsluitend over de belastingheffing over het loon. Daarnaast kunnen bij werken in België ook andere verplichtingen spelen, zoals een Limosa-melding, aanwezigheidsregistratie in de bouwsector en het aanvragen van een A1-verklaring voor de sociale zekerheid.

Ook moet afzonderlijk worden beoordeeld of het Belgische project leidt tot een vaste inrichting in België. Zeker bij grotere of langdurige bouwprojecten is dat een belangrijk aandachtspunt. Bij bouw-, constructie- en installatiewerkzaamheden geldt onder het huidige verdrag als belangrijk uitgangspunt dat een Belgische vaste inrichting kan ontstaan als de duur van het project meer dan twaalf maanden bedraagt.

Praktisch advies voor bouwbedrijven

Ga je met Nederlands personeel werken op een Belgische bouwplaats? Maak dan vooraf een inschatting van het aantal Belgische werkdagen per werknemer. Houd vervolgens tijdens het project per werknemer goed bij op welke dagen hij fysiek in België aanwezig is geweest.

Wacht hier niet mee tot het einde van het project. Juist bij bouwprojecten kan de planning verschuiven door meerwerk, vertraging of weersomstandigheden. Daardoor kan een project dat aanvankelijk beperkt leek, alsnog richting de 183-dagengrens gaan.
Een goede aanwezigheidsregistratie voorkomt discussie achteraf en maakt het mogelijk om tijdig te beoordelen of Belgische loonbelastingverplichtingen ontstaan.

Conclusie

Voor Nederlandse bouwbedrijven die in België werken, is de 183-dagenregeling een belangrijk aandachtspunt. Ook bij projecten die korter duren dan één jaar kan België belasting mogen heffen over het loon van Nederlandse werknemers.

De belangrijkste actiepunten zijn daarom: vooraf plannen, per werknemer dagen registreren en gedurende het project blijven monitoren. Daarmee voorkom je dat Belgische fiscale verplichtingen pas aan het licht komen wanneer het project al is afgerond.