Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten op het gebied van loonadministratie voor 2023? Graag zetten we deze voor je op een rijtje!

Codering/rekeningnummers loonjournaalpost

Voor het jaar 2023 hebben wij geen mutaties in onze journaalpostcodes. Op de Portal/online dienst Personeel & Salaris hebben wij het overzicht ‘Codering journaalpost SCAB (2023)’ geplaatst. Je kunt deze raadplegen via menu Servicedesk LA | Informatie | Algemeen.

Hanteren eigen grootboekrekeningen
In onze rapportages kunnen wij de journaalposten voorzien van de eigen grootboekrekeningen. De kolom ‘Uitgebreid rek. nr.’ betreft het rekeningnummer van onze loonadministratie. In de kolom ‘Eigen rek. nr.’ kun je je eigen grootboeknummer op laten nemen. Via een ticket/e-mail kun je aan ons doorgeven welke grootboekrekening nummer wij aan ons rekeningnummer kunnen koppelen.

Wettelijke en bovenwettelijke vakantie-/snipperuren

Eventuele eindsaldo’s van de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen 2022 laten wij gewoon doorlopen naar 2023. Je dient zelf in de verlofregistratie de vervaltermijn in de gaten te houden.

Voor bepaling van de vervaltermijn dient in de verlofregistratie (per jaar) onderscheid gemaakt te worden in;

• Toegekende en opgenomen wettelijke vakantiedagen voorgaand jaar
• Toegekende en opgenomen bovenwettelijke vakantiedagen voorgaande 5 jaren

Let op: als er uren komen te vervallen dan dien je dit zelf bij de urenaanlevering aan te geven bij de daarvoor bestemde rubrieken/uurcodes:

• Voor wettelijke vakantie uren: ‘extra af te boeken vakantie uren wettelijk’
• Voor bovenwettelijke vakantie uren: ‘extra af te boeken vakantie uren bovenwettelijk’

Loonkosten – voorziening eigen risico ziekte, weer-/vorstverlet en/of wettig verzuim

Voor een betere bepaling van de loonkosten hebben we de mogelijkheid om hierin een voorziening/ reservering op te nemen voor het eigen risico van ziektewet en/of weer-/vorstverlet en/of overig verzuim.

Je kunt deze voorziening ook in ‘uren’ opgeven in plaats van in een ‘percentage’. Hierdoor krijg je een meer nauwkeurige weergave van de voorziening/reservering in de loonkosten. Wij adviseren je om een voorziening op basis van ‘uren’ aan ons door te geven.
|
Stuur hiervoor een Servicedesk-ticket in of een e-mail naar la@scabadvies.nl.

Specifieke omschrijving voor bijbetalingen/inhoudingen

We hebben de mogelijkheid om een specifieke (eigen) omschrijving toe te wijzen aan een bijbetaling of inhouding. Hiervoor zijn enkele zogenaamde IB-codes beschikbaar. Wil je hier gebruik van maken? Neem dan contact op met onze Servicedesk loonadministratie.

Werkkostenregeling

Wij hebben een aantal specifieke uitbetalingscodes om aan te geven dat deze vergoedingen ten laste gaan van de forfaitaire ruimte WKR. Het betreft de volgende (soorten) vergoedingen:

Het volledige overzicht van alle codes inhoudingen/bijbetalingen vind je op de Portal | Servicedesk | Informatie.

Rapport in loonoutput – berekening forfait WKR
Bovenstaande (en alle andere) vergoedingen specificeren wij in het rapport ‘Fiscale loonsom (WKR)’. In dit rapport wordt ook de berekening van de forfaitaire ruimte WKR gemaakt. Je vindt deze terug in de loonoutput van iedere loonverwerking.
Let op: aan dit rapport kunnen geen rechten ontleend worden. Dit rapport is alleen bedoeld als hulpmiddel voor het bepalen van eventuele overschrijding van de forfaitaire ruimte. Vanuit de loonadministratie is niet altijd te bepalen of de opgegeven vergoedingen wel of niet ten laste gaan van de forfaitaire ruimte. Dit moet je (voor de Belastingdienst) vanuit de financiële administratie inzichtelijk maken.

Eindheffing WKR
Naast deze gegevens dien je ook de andere zaken vanuit de financiële administratie mee te nemen die onder de werkkostenregeling vallen (bijvoorbeeld verstrekking van kerstpakketten, personeelsfeesten e.d.). Pas dan kun je daadwerkelijk bepalen of er een eindheffing van toepassing is bij overschrijding van de forfaitaire ruimte.

Het eventuele bedrag aan eindheffing (80% van bedrag overschrijding) dient uiterlijk in het 2e aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar aangegeven te worden in de aangifte loonheffingen naar de Belastingdienst. Dus een verschuldigde eindheffing over 2022 moet uiterlijk in aangifte P02 /februari 2023 aangegeven worden.

Werkbare – en feestdagen in 2023

Het jaar 2023 heeft 260 werkbare dagen. Dit betekent dat het gemiddeld aantal werkbare uren (fulltime) is:

Het aantal feestdagen, op werkbare dagen, in de loonadministratie 2023 is als volgt:

• week/ 4 wekenloon: 6 feestdagen (waren er 5 in 2022)
• maandloon: 6 feestdagen (waren er 5 in 2022)

Het aantal feestdagen heeft invloed op het aantal productieve dagen/uren per jaar die wij gebruiken voor onze berekening van de loonkosten per uur vanuit de vaste gegevens werknemer.

Verhoging AOW-leeftijd

De AOW-leeftijd gaat in 2024 weer verder omhoog naar 67 jaar (was 66 jaar en 10 maanden). Tot en met 2027 blijft de AOW-leeftijd 67 jaar en vanaf 2028 wordt de AOW-leeftijd verder verhoogd naar 67 jaar en 3 maanden.

Verhoging vrije ruimte Werkkostenregeling (WKR)

Voor de berekening van de vrije ruimte (forfait) WKR hebben we in 2023 nog steeds te maken met een zogenaamd tweeschijvenstelsel. De volgende percentages zijn in 2023 van toepassing:

• 3.00% tot en met een loonsom van € 400.000 (was 1.70%, alleen voor 2023 verruiming naar 3.00%)
• 1.18% voor de loonsom boven € 400.000

De verruiming in 2023 van 1.70% naar 3.00% over een loonsom van € 400.000 betekent effectief een maximale verhoging van de vrije ruimte met € 5.200 (bij een loonsom van € 400.000 of hoger).

Loonbelastingtabellen bijzondere beloningen

In de tabel ‘bijzondere beloningen’ is ook in 2023 weer de kolom ‘verrekeningspercentage loonheffingskorting’ toegevoegd voor medewerkers voor wie de loonheffingskorting toegepast wordt. Hiermee wordt de afbouw van de arbeidskorting en de algemene heffingskorting ook op de bijzondere beloning toegepast.

In 2023 hebben we weer twee belastingschijven; 36,93% (t/m € 73.031) en 49,50% (vanaf € 73.032). Inclusief de afbouw van de arbeidskorting (6,51%) bedraagt in 2023 het hoogste tarief 56,01% (was 55,36%).

Fiscale bijtelling privégebruik auto van de zaak

Per 1 januari 2023 veranderen de CO2 -uitstootgrenzen en het bijtellingspercentage voor CO2 uitstoot > 0, voor het privégebruik van ter beschikking gestelde personen- en bestelauto’s niet. De korting voor volledig elektrische auto’s blijft gelijk aan 2022; 6% (bijtelling is dan 16%). De CAP (*) wordt wel verder verlaagd van € 35.000 naar € 30.000.

Let op: als de werkelijke waarde van het privégebruik duidelijk meer is dan de bijtelling op basis van het algemene bijtellingspercentage, is er sprake van excessief privégebruik van de auto. Je moet dan uitgaan van de hogere waarde van het privégebruik. Geef dit, indien van toepassing, specifiek aan ons door.

Wijziging bijtelling auto’s zonder CO2-uitstoot (*)
Voor elektrische auto’s met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2023 geldt vanaf 1 januari 2023 een verlaagde bijtelling van 16% (2022: 6%) voor zover de grondslag voor de bijtelling € 30.000 (2022: € 35.000) of lager is (CAP). Voor het deel van de grondslag boven € 30.000 geldt de algemene bijtelling van 22%.
Voor auto’s die rijden op waterstof of elektrische auto’s met geïntegreerde zonnepanelen geldt de korting van 6% (bijtelling 16%) over de volledige cataloguswaarde.

Wijziging gebruikelijkloonregeling DGA

Het ‘gebruikelijk loon’ dat een directeur-grootaandeelhouder (dga) hoort te verdienen is voor 2023 verhoogd van € 48.000 naar € 51.000. Het gebruikelijk loon was volgens de regels 2022 het hoogste van deze 3 bedragen:

• 75% het loon van een werknemer in de ‘meest vergelijkbare dienstbetrekking’ (hier speelt nu nog de doelmatigheidsmarge, zie hieronder)
• het loon van de meestverdienende werknemer van de bv of van een verbonden vennootschap
• € 48.000 (het standaardbedrag voor 2022)

Afschaffing doelmatigheidsmarge
In 2023 is er nog een andere wijziging in de gebruikelijkloonregeling. In 2022 mocht je nog bij het vaststellen van het gebruikelijk loon uitgaan van 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking.

Het verschil van 25% wordt de doelmatigheidsmarge genoemd. Deze marge verdwijnt met ingang van 2023. Dga’s die in 2022 gebruik gemaakt hebben van deze marge zullen dus over 2023 een hoger loon moeten hanteren voor de aangifte. Niet 75%, maar 100% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking.

Let op: geef een wijzing van het DGA-salaris, in overleg met je accountant, tijdig aan ons door.

Transitievergoeding

Het maximumbedrag van de transitievergoeding wordt jaarlijks aangepast aan de ontwikkeling van de contractlonen. De verhoging heeft na afronding geleid tot een maximum bedrag van € 89.000 in 2023 (was € 86.000 in 2022). Bedraagt het jaarsalaris meer dan € 89.000, dan geldt een maximaal bedrag van 1 bruto jaarsalaris als transitievergoeding.

30% herzieningssituatie Awf-premie – Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB)

Sinds 1 januari 2020 betalen werkgevers als gevolg van de inwerkingtreding van WAB, een lage WW-premie voor vaste contracten en een hoge WW-premie voor flexibele contracten. De WAB regelde ook dat werkgevers met terugwerkende kracht alsnog de hoge WW-premie moeten afdragen voor vaste werknemers die in een kalenderjaar meer dan 30% meer uren hebben verloond dan contractueel afgesproken.

In sectoren waar door het coronavirus veel extra overwerk nodig is – zoals de zorg – zou deze bepaling leiden tot onbedoelde effecten. Daarom heeft het kabinet deze zogenoemde 30% herzieningssituatie in 2020 en 2021 opgeschort.

Sinds 1 januari 2022 geldt de 30% herzieningssituatie weer. Na de laatste verloning van 2022 informeren wij je als er werknemers meer dan 30% afwijking op de verloonde uren in 2022 hebben. De Belastingdienst legt hierover een correctieverplichting op, welke wij in overleg met jou uit zullen voeren (boekjaar 2022).
In de loop van 2022 heb je een aantal keer een rapport ontvangen waarop zichtbaar is of, en hoeveel procent, een werknemer aan afwijkende contracturen heeft.

Dit rapport vind je op de Portal/P&S | Servicedesk LA | Brieven.

Verhoging wettelijk minimumloon

Het kabinet wil werken lonender maken. Het kabinet voert daarom voor het eerst sinds de invoering in 1969 een extra verhoging door van 8,05% bovenop de halfjaarlijkse aanpassing.

• Het minimumloon stijgt op 1 januari 2023 daardoor bij een volledig dienstverband van € 1.756,20 naar € 1.934,40 bruto per maand. Dit betreft een totale stijging van 10,15%.
• Het wettelijk brutominimumloon voor werknemers van 21 jaar en ouder bij een volledig dienstverband wordt per 1 januari 2023: € 1.934,40 per maand / € 446,40 per week / € 89,28 per dag.

Verhoging onbelaste Thuiswerkvergoeding

Sinds 2022 heeft het kabinet een onbelaste thuiswerkvergoeding per dag geïntroduceerd. Het bedrag voor 2023 is geïndexeerd van € 2,00 naar € 2,15 per thuiswerkdag.

Voorwaarden gerichte vrijstelling thuiswerkkostenvergoeding

• De gerichte vrijstelling voor de vergoeding van thuiswerkkosten is van toepassing als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
  de werkgever wijst de thuiswerkkostenvergoeding aan als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling.
• het bedrag is niet meer dan € 2,15 per thuisgewerkte dag of een deel daarvan.

Het is overigens geen verplichting om een thuiswerkvergoeding te betalen. Dit vloeit voort uit cao-afspraken of arbeidsvoorwaarden.

Verhoging onbelaste kilometervergoeding

De Belastingdienst heeft de maximale vrijstelling (onbelast gedeelte) voor kilometervergoeding per 1 januari 2023 verhoogd van € 0,19 naar € 0,21. Bij uitbetaling van meer dan € 0,21 per kilometer is het meerdere dus belast. Bijvoorbeeld bij uitbetaling van € 0,32 per kilometer is (per 1-1-2023) € 0,21 onbelast en € 0,11 belast.

Het is overigens geen verplichting om een onbelaste kilometervergoeding van € 0,21 te betalen. Dit vloeit voort uit cao-afspraken of arbeidsvoorwaarden. Bijvoorbeeld voor UTA-personeel cao Bouw & Infra volstaat ook voor 2023 het bedrag van€ 0,19 (onbelast) per kilometer voor reiskosten woon-werk. Uiteraard mag ook € 0,21 onbelast per kilometer betaald worden.

Via onze Portal/P&S kun je de wijzigingen met betrekking tot uit te betalen reiskosten/kilometervergoeding (vanuit de vaste gegevens werknemer) eenvoudig aan ons doorgeven. Ga hiervoor naar Portal | Lonen | Vaste reiskosten/KM-verg.