Rondom de vakantieperiode krijgt afdeling Personeelsadvies veel vragen. Hoe dient een werknemer vakantie aan te vragen, hoe moeten we omgaan met een arbeidsongeschikte werknemer? De coronapandemie zorgt enkel voor meer vragen. Met de vakantieperiode in het vooruitzicht, brengt Scab graag diverse situaties onder uw aandacht.
Aanvraag en vastleggen vakantie
In beginsel is werknemer vrij in het inplannen van zijn vakantie. Hij dient hiertoe tijdig vakantie aan te vragen bij zijn werkgever. De procedure voor het aanvragen van vakantie is bij ieder bedrijf anders. Het is aan te raden deze procedure schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld in een Personeelshandboek. Zo is het voor iedere werknemer duidelijk hoe, wanneer en bij wie de verlofaanvraag gedaan dient te worden. Een verzoek tot het opnemen van verlof dient in beginsel door de werkgever te worden geaccepteerd, tenzij opname van vakantie tot bedrijfseconomische problemen leidt.
In beginsel dient werknemer dus in te stemmen met een vakantie. In de bouw is het echter mogelijk dat de werkgever bepaalde weken in het jaar vaststelt als vakantie voor al haar werknemers. Doorgaans is dit een bouwvak van 3 weken en soms ook een sluiting rondom kerst. Hierover dient de werkgever haar werknemers tijdig te informeren.
TIP: Stel ieder jaar de bouwvak collectief vast en geef daarbij aan welke verlofdagen hiervoor worden gereserveerd.
Arbeidsongeschikt en (vastgestelde) vakantie
Tijdens ziekte bouwt een werknemer vakantiedagen op. Hier staat tegenover dat als een werknemer in staat is om vakantie te genieten, hij vakantiedagen dient op te nemen. Het oordeel of de werknemer hiertoe (medisch) in staat is, kan alleen worden gegeven door een bedrijfsarts. Als de bedrijfsarts oordeelt dat de werknemer verlof kan genieten, dan strekken deze dagen in mindering op het verlofsaldo. Geeft de bedrijfsarts aan dat er medische bezwaren aanwezig zijn tegen opname van verlof, dan dient de werknemer in de gelegenheid te worden gesteld om deze dagen op een later tijdstip op te nemen.
Afdeling Personeelsadvies adviseert om tijdig aan de bedrijfsarts de vraag voor te leggen of de arbeidsongeschikte werknemer in staat wordt geacht om van zijn vakantie te genieten en of er al dan niet medische bezwaren bestaan tegen opname van deze vakantiedagen. Het is raadzaam om ook op voorhand het gesprek met werknemer hierover aan te gaan en de mogelijke uitkomsten van het advies van de bedrijfsarts te bespreken. Alleen dan kan een eventuele vervelende discussie met werknemer over opname van verlof tijdens ziekte worden voorkomen. Als de bedrijfsarts zijn advies schriftelijk heeft vastgelegd, dient dit met werknemer te worden besproken. Hierdoor weten zowel werkgever als werknemer hoe wordt omgegaan met (vastgestelde) vakanties.
TIP: Vraag tijdig een oordeel bij de bedrijfsarts aan of er medische bezwaren zijn voor opname van (collectief en individueel) verlof voor uw arbeidsongeschikte werknemer! Bespreek vervolgens de uitkomst van de bedrijfsarts met uw werknemer en leg schriftelijk vast hoe er met de vakantie wordt omgegaan.
Werknemer wordt ziek tijdens vakantie
Wordt een werknemer ziek tijdens een vakantie, dan is het van belang of hierover afspraken zijn gemaakt in bijvoorbeeld een verzuimprotocol. Als in een verzuimprotocol is opgenomen dat er enkel sprake is van ziekte als de werknemer zich op de juiste wijze tijdig ziek heeft gemeld en een verklaring van een arts wordt overlegd, dan geldt dat er sprake is van ziekte en mogen er geen verlofdagen worden afgeschreven.
Hebben werkgever en werknemer deze afspraken niet gemaakt, dan geldt de wet. Hierin is opgenomen dat als een werknemer zich ziek meldt tijdens vakantie, er geen verlofdagen mogen worden afgeschreven. Hiervoor gelden dan geen verdere voorwaarden zoals bijvoorbeeld het overleggen van een verklaring van een arts. De dagen worden dan als ziektedagen aangemerkt.
Het advies is dan ook om een verzuimprotocol op te stellen, zodat werknemers zich aan duidelijke regels dienen te houden als zij ziek worden op vakantie.
TIP: Breng uw werknemers voorafgaand van de vakantie nog eens het verzuimprotocol of de regels rondom ziek worden tijdens vakantie onder de aandacht. Zo voorkomt u discussie hierover.
Opbouw verlof tijdens ziekte
Wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen worden ook opgebouwd tijdens ziekte.
In de cao Bouw & Infra staan ook bijzondere bepalingen opgenomen over de opbouw van verlofsoorten tijdens ziekte. Zo bouwt de werknemer bij arbeidsongeschiktheid enkel over de eerste zes maanden waarover hij zijn arbeid vanwege de arbeidsongeschiktheid niet heeft kunnen verrichten bovenwettelijke vakantiedagen op. Na deze zes maanden worden er alleen bovenwettelijke vakantiedagen opgebouwd over de uren dat hij arbeidsgeschikt is (artikel 35a lid 10 en 35b lid 9). Als een werknemer ziek is op een roostervrije dag, kan werkgever in overleg treden met werknemer of deze dag op een ander moment wordt ingehaald. Indien dat niet gebeurt, dan wordt de roostervrije dag in mindering gebracht op het saldo (artikel 36a lid 4b en 36b lid 6).
Vakantie in coronatijd
In coronatijd vraagt u uzelf wellicht af hoe u dient om te gaan met werknemers die in het buitenland op vakantie gaan. Hiervoor is het goed om op voorhand af te stemmen waar uw werknemer op vakantie gaat, zodat u kan vaststellen welke code er op dit moment geldt voor het betreffende land.
Bij de code oranje is het advies alleen te reizen indien dat noodzakelijk is. Vakantiereizen worden niet als noodzakelijk beschouwd. Bij de code geel geldt een dergelijk verstrekkend advies niet.
U kunt de betreffende werknemers erop voorhand op wijzen, dat wanneer zij een land bezoeken waarna zij vervolgens in quarantaine moeten in het thuis of buitenland, dit voor hun eigen risico komt. Deze dagen zullen niet worden doorbetaald.
Als de werknemer ten gevolge van deze vakantiereis ziek wordt, is het natuurlijk veel lastiger om het loon niet door te betalen. Onze wet gaat namelijk uit van doorbetaling van loon bij ziekte. Wanneer een werknemer de arbeidsongeschiktheid opzettelijk heeft veroorzaakt hoeft er geen loon betaald te worden. Opzet wordt slechts in heel bijzondere gevallen aangenomen. Hieruit blijkt eigenlijk al dat de wet geen rekening houdt met een pandemie.
U kunt natuurlijk wel proberen uzelf in te dekken en aan te geven dat het duidelijk is dat door een vakantiereis te maken naar een ‘oranje’ land, er aangenomen wordt dat de kans wordt aanvaard om ziek te worden. Waarbij u de schade die u als gevolg daarvan mogelijkerwijs leidt op de werknemer zal verhalen.
Wellicht moeten werknemers ook bij terugkomst verplicht worden een test te ondergaan, voordat ze weer komen werken en mogelijk collega’s besmetten.
Voor meer informatie: Reisadviezen en kleurcodes
TIP: Zorg dat u uw werknemers vóór de vakantie informeert over uw beleid over buitenlandse vakanties in coronatijd en vraag bij werknemers na wat hun vakantieplannen zijn.
Scab helpt
Uiteraard kan afdeling Personeelsadvies van Scab Accountants & Adviseurs een passend Personeelshandboek of verzuimprotocol voor u opstellen. Wilt u hier meer over weten? Of hebt u nog andere vragen over vakantiedagen, corona of ziekte? Aarzel dan niet om contact op te nemen met de afdeling Personeelsadvies via personeelsadvies@scabadvies.nl of bel 013 -583 38 95.