Door Redouan Ameziane, belastingadviseur bij Scab
Als ondernemer in de bouwsector weet je hoe belangrijk het is om je zaken op orde te hebben. Recent heeft Hof Den Bosch echter nogmaals bevestigd hoe kritisch het is om je administratie zorgvuldig bij te houden, zeker als het gaat om aftrekposten in de vennootschapsbelasting. Een bedrijf dat zijn aftrekposten niet voldoende kon onderbouwen, kreeg te maken met correcties en forse boetes. Wat betekent dit voor jou en je bedrijf?
De casus
In deze zaak bracht een vennootschap verschillende kosten in aftrek op de winst. Het ging om representatiekosten, kantinekosten, reiskosten, administratie- en advieskosten, en zelfs een verlies door diefstal van contant geld. De belastinginspecteur stelde tijdens een boekenonderzoek vast dat deze kosten onzakelijk waren en legde correcties en boetes op. Het hof heeft deze correcties en boetes nu in hoger beroep bevestigd.
Wat ging er mis?
Het bedrijf kon simpelweg niet voldoende bewijzen dat de opgevoerde kosten daadwerkelijk zakelijke uitgaven waren. Voor de representatie- en kantinekosten, bijvoorbeeld, ontbrak specifieke documentatie die de link met de bedrijfsactiviteiten aantoonde. Ook de reiskosten van de dochter van de eigenaar konden niet overtuigend als zakelijk worden aangemerkt, en het verlies door diefstal werd niet als zakelijk beschouwd.
Het hof stelde duidelijk dat de bewijslast bij de belastingplichtige ligt. Met andere woorden: jij moet kunnen aantonen dat de kosten die je wilt aftrekken, echt zakelijke kosten zijn. Lukt dat niet, dan loop je het risico op correcties en boetes.
Wat kun jij doen?
Deze uitspraak onderstreept nogmaals het belang van een gedegen administratie. Hier zijn enkele tips om problemen te voorkomen:
- Documenteer alles zorgvuldig
Zorg ervoor dat je voor elke aftrekpost gedetailleerde bewijzen hebt. Denk aan facturen, contracten en andere documenten die het zakelijke karakter van de uitgaven aantonen. - Wees transparant
Houd een duidelijke en overzichtelijke administratie bij van alle zakelijke uitgaven. Dit maakt het makkelijker om aan te tonen dat kosten zakelijk zijn, mocht de belastingdienst vragen hebben. - Wees voorbereid op controle
Besef dat de inspecteur altijd om aanvullende informatie kan vragen. Zorg ervoor dat je altijd in staat bent om je uitgaven te onderbouwen.
Voorkom onnodige problemen
Door deze maatregelen in acht te nemen, kun je voorkomen dat je in een situatie terechtkomt waarin je correcties en boetes riskeert. Het kost misschien wat extra tijd en moeite, maar het kan je veel ellende besparen.
Meer weten? Scab helpt!
Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met Redouan Ameziane, belastingadviseur bij Scab. Bel 013-583 6734 of stuur een mailtje naar rameziane@scabadvies.nl. We helpen je graag verder.