Door: Hanneke Arts, sr. arbeidsjurist en HR-adviseur bij Scab
De vakantieperiode komt er weer aan en veel van de werknemers zullen met de leaseauto naar het buitenland gaan. De werknemer verdient natuurlijk zijn vakantie maar bij veel werkgevers is de afspraak dat de benzine/ (oplaad)kosten in het buitenland voor rekening van de werknemer komen.
Dit kan anders en gunstiger voor werknemer
Omdat werknemer een fiscale forfaitaire bijtelling heeft voor zijn auto, mag je als werkgever alle kosten verbonden aan de leaseauto vergoeden. Deze zogenaamde intermediaire kosten maakt de werknemer namelijk voor de werkgever. Echter wil de werkgever vaak niet dat hij de kosten draagt voor de benzine/ oplaadkosten en tolgelden in het buitenland.
Kan ik de werknemer dan geen fiscaal voordeel geven?
Ja, dat kan zeker en dat hoeft de werkgever niks te kosten.
Hoe moeten we dat doen?
Dit voordeel moet vooraf met de werknemers worden afgesproken. Werkgever kan dit het beste opnemen in haar autoregeling. Maar een korte mail naar alle leaserijders is ook al voldoende. Als het maar gebeurt voordat de werknemer op vakantie gaat.
De volgende stappen moeten gebeuren:
- Werkgever geeft aan dat werknemers de benzine (oplaad)kosten en tolgelden fiscaal vriendelijk mogen verrekenen.
- Werkgever spreekt met de werknemers af dat zij de kosten mogen declareren. Het zijn immers Intermediaire kosten.
- Vervolgens wordt er afgesproken dat er een eigen bijdrage voor privégebruik wordt ingehouden. Deze eigen bijdrage is gelijk aan de declaratie van de intermediaire kosten. Met deze eigen bijdrage verlaagt werknemer zijn fiscale bijtelling.
- Werknemer gaat op reis, verzamelt al haar bonnen (veergelden, tolgelden, vignetkosten, benzine of oplaadkosten etc.
- Na terugkomst declareert werknemer de kosten bij werkgever. Hiervoor kan je een eenvoudig declaratieformulier maken, of als je een uitgebreidere ERP systeem hebt een werkstroom hiervoor inrichten.
- De kosten worden aan de werknemer via de loonadministratie terugbetaald en daarnaast wordt er een eigenbijdrage ingehouden voor het privégebruik. Voor het doorgeven hiervan kan je in de portal de codes 262 (eigen bijdrage privégebruik auto) en 607 (intermediaire kosten) gebruiken.
Op deze wijze kan de werknemer een deel van zijn kosten via een lagere bijtelling terugkrijgen. Het voordeel is natuurlijk wel afhankelijk van het belastbare inkomen dat werknemer heeft.
Moeten we dit vooraf schriftelijk vastleggen?
Ja, dat moet. Als je dat niet hebt gedaan kan de Belastingdienst bij een controle de eigen bijdrage corrigeren. Als werkgever betaal je dan alsnog de loonheffing over de eigen bijdrage.
Kunnen wij je daarbij helpen?
Mocht je geen autoregeling hebben dan kunnen wij je helpen om deze op te stellen en daarin ook de afspraken zoals hierboven beschreven in opnemen. Mail naar personeelsadvies@scabadvies.nl of bel 013 – 583 3895. Ben je al klant bij Scab? Neem dan rechtstreeks contact op met je klanttteam. We helpen je graag verder.