Door: Britt Posthumus, HR-adviseur bij Scab
Een goed bijgehouden personeelsdossier is meer dan alleen een administratieve verplichting. Het vormt de basis van professioneel HR-beheer en is essentieel voor zowel de organisatie als de werknemer. Benieuwd waarom het cruciaal is om een volledig en up-to-date personeelsdossier te hebben? Lees dan snel verder.
Wettelijke verplichtingen
Als werkgever ben je verplicht om bepaalde gegevens en documenten per werknemer bij te houden en vast te leggen. Denk hierbij aan: een kopie geldig identiteitsbewijs, arbeidsovereenkomst(en), salarisgegevens, verlofregistratie, verzuimfrequentie en verslagen van gesprekken tussen werknemer en leidinggevende.
Er zijn ook gegevens die niet in het personeelsdossier vastgelegd mogen worden, zoals gezondheidsgegevens, gegevens over afkomst, gegevens over nationaliteit en strafrechtelijke gegevens. Daarnaast gelden voor bepaalde gegevens en documenten specifieke bewaartermijnen. Wist je bijvoorbeeld dat je als werkgever de kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan, moet bewaren?
Door personeelsdossiers actueel te houden, voldoet de organisatie aan de eisen van instanties, zoals de Belastingdienst, Inspectie SZW en het UWV.
Transparantie en vertrouwen
Een goed personeelsdossier draagt bij aan transparantie en vertrouwen binnen een organisatie. Als werknemers weten dat hun gegevens op een eerlijke, correcte en veilige manier worden bijgehouden én dat het mogelijk is om inzage te hebben in hun eigen dossier, komt dit ten goede aan de openheid en versterkt het de arbeidsrelatie.
Efficiëntie in HR-processen
Wanneer personeelsinformatie accuraat en direct beschikbaar is, kunnen HR-processen sneller en efficiënter verlopen. Denk aan het voorbereiden van gesprekken, het aanvragen van subsidies, het verwerken van wijzigingen in arbeidsvoorwaarden en als ondersteuning bij strategische HR-beslissingen.
Onderbouwing bij conflicten
Liever is het niet nodig, maar in het geval dat er een arbeidsconflict ontstaat of dreigt te onstaan, is dossieropbouw van cruciaal belang. Dossiervorming biedt de organisatie ondersteuning bij juridische kwesties. Het biedt bewijs, onderbouwing en structuur in situaties waarin arbeidsconflicten, ontslagprocedures of klachten aan de orde zijn.
Ondersteuning bij de ontwikkeling van werknemers
Een personeelsdossier biedt de mogelijkheid om niet alleen het functioneren en de prestaties uit het verleden vast te leggen, maar is ook een informatiebron om (groei)plannen te maken voor de toekomst. Het is een instrument om inzicht te vergaren in prestaties en ambities van de werknemer uit het verleden en heden. Gevolgde opleidingen en trainingen kunnen worden bijgehouden, zodat in kaart gebracht kan worden welke vaardigheden gedurende de jaren zijn ontwikkeld. Maar ook de vastlegging van het functioneren in wat goed gaat en minder goed, als waar de kansen liggen tot ontwikkeling. Door hier met elkaar over te spreken en dit vast te leggen, voelen werknemers zich ondersteund en gewaardeerd. Dit kan leiden tot een grotere betrokkenheid bij de organisatie.
Voor de werkgever op haar beurt een mooie basis voor het maken van een opleidingsplan die aansluit bij niet alleen de ambities van de werknemers, maar ook bij de organisatiedoelen.
AVG, privacy en beveiliging
Zoals we hebben kunnen lezen worden er in een personeelsdossier persoonsgegevens van een werknemer bewaard. Het is dan ook niet voor niets dat er strenge regels gelden voor werkgevers als het gaat over het beheren van deze gegevens. Het beheren van een personeelsdossier moet strikt in lijn zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is sinds 25 mei 2018 van toepassing in de hele Europese Unie en stelt strenge eisen aan hoe persoonsgegevens worden verzameld, opgeslagen, verwerkt en gedeeld.
De Autoriteit Persoonsgegevens bevordert en bewaakt op haar beurt de bescherming van persoonsgegevens. Zij hanteert het uitgangspunt dat persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaard morgen worden. Wat noodzakelijk is, hangt af van de situatie.
Ons advies is dan ook om bewaartermijnen met onderbouwing vast te leggen in bijvoorbeeld een privacybeleid. Houd hierbij rekening met wettelijke termijnen en met welk doel de organisatie de gegevens verwerkt.
Tot slot de beveiliging van deze persoonsgegevens. Iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt, moet zelf bepalen welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn. Vervolgens moet de organisatie kunnen aantonen dat persoonsgegevens goed zijn beveiligd. Het is daarom van belang dat ook de beveiliging altijd een punt van aandacht blijft binnen de organisatie.
Weet jij zeker dat je personeelsdossiers op orde zijn?
Ontdek het met de Scab HR-Quickscan!
Onze HR-adviseurs en arbeidsjuristen nemen jouw personeelsdossiers en HR-processen onder de loep en brengen snel in kaart wat goed geregeld is en waar kansen liggen. Zo voorkom je risico’s én zet je stappen richting een toekomstbestendige HR-organisatie.
Vraag vandaag nog de HR-Quickscan aan en krijg direct inzicht én actiepunten. Onze adviseurs van de afdeling personeelsadvies helpen je graag verder. Bel 013-583 3895 of mail naar personeelsadvies@scabadvies.nl.